Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 23.10.2023/Pykälä 281

Kaupunginhallitus 23.10.2023 § 281  

634/00.01.02/2023  

Valmistelija Hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

Loimaan kaupungille on toimitettu 9.10.2023 kuntalaisaloite koskien kaupunginvaltuuston tiedonsaannin parantamista. Aloitteen mukaan monet Loimaan kaupunginvaltuutetut ovat eri yhteyksissä kritisoineet valtuuston liian vähäistä roolia kaupungin päätöksenteossa. Aloitteentekijän mukaan edellä mainittu asia on pitkälti valtuutettujen omissa käsissään.

Aloitteessa todetaan, että yksittäisellä rivivaltuutetulla taustatietoa ei välttämättä ole aina tarpeeksi vaikuttamisen eri vaihtoehtojen ja päätösten toteuttamiseksi. Aloitteentekijä ehdottaa, että yhtenä valtuutettujen sitouttamiskeinona voitaisiin laajentaa eri toimielinten kokouskutsujen yhteydessä lähetettyjen asialistojen ja liitteiden jakelua.

-------------------------------------

Kuntalaki:

Kuntalain 14 §:n (Valtuuston tehtävät) mukaan "Kunnassa on valtuusto, joka vastaa kunnan toiminnasta ja taloudesta sekä käyttää kunnan päätösvaltaa. Valtuusto päättää: 1) kuntastrategiasta; 2) hallintosäännöstä; 3) talousarviosta ja taloussuunnitelmasta; 4) omistajaohjauksen periaatteista ja konserniohjeesta; 5) liikelaitokselle asetettavista toiminnan ja talouden tavoitteista; 6) varallisuuden hoidon sekä rahoitus- ja sijoitustoiminnan perusteista; 7) sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista; 8) palveluista ja muista suoritteista perittävien maksujen yleisistä perusteista; 9) takaussitoumuksen tai muun vakuuden antamisesta toisen velasta; 10) jäsenten valitsemisesta toimielimiin, jollei jäljempänä toisin säädetä; 11) luottamushenkilöiden taloudellisten etuuksien perusteista; 12) tilintarkastajien valitsemisesta; 13) tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapaudesta; 14) muista valtuuston päätettäviksi säädetyistä ja määrätyistä asioista."

Kuntalain 29 §:n (Viestintä) mukaan "- - Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. - -"

Kuntalain 93 §:n (Valtuustoasioiden valmistelu) mukaan "Kunnanhallituksen on valmisteltava valtuustossa käsiteltävät asiat lukuun ottamatta asioita, jotka koskevat valtuuston toiminnan sisäistä järjestelyä taikka jotka tilapäinen valiokunta tai tarkastuslautakunta on valmistellut."

Kuntalain 94 §:n (Valtuuston kokoontuminen) mukaan "Valtuusto kokoontuu päättäminään aikoina ja myös silloin, kun valtuuston puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi. Valtuusto on kutsuttava koolle myös kunnanhallituksen tai vähintään neljäsosan valtuutetuista sitä pyytäessä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällainen asia on valmisteltava kiireellisesti. Valtuuston kutsuu koolle puheenjohtaja. - -"

Kuntalain 95 §:n (Valtuustossa käsiteltävät asiat) mukaan "Valtuusto voi käsitellä asian, joka on mainittu kokouskutsussa ja joka on valmisteltu 93 §:ssä tarkoitetulla tavalla. Jos asia on kiireellinen, valtuusto voi päättää ottaa asian käsiteltäväkseen, vaikka sitä ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos asiaa ei ole valmisteltu, päätös asian ottamisesta käsiteltäväksi on tehtävä yksimielisesti."

Julkisuuslaki:

Kunnan toimielimen esityslistat ja pöytäkirjat ovat julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja. Kunnan viranomaisen laatima pöytäkirja tulee yleensä julkiseksi julkisuuslain 6.1 §:n 6 kohdan mukaan. Se on pääsääntöisesti julkinen siitä alkaen, kun se on tarkastuksen jälkeen allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Myös esityslista tulee julkiseksi samassa yhteydessä. Tätä ennen tiedon antaminen em. asiakirjoista on viranomaisen harkinnassa. Julkisuusmyönteisen tulkinnan vaatimus ja kunnan tiedottamisvelvollisuus puoltavat sellaista tulkintaa, että kunnat voivat julkaista toimielinten esityslistoja verkkosivuillaan jo ennen varsinaista kokousta ottaen kuitenkin huomioon salassapitosäännösten lisäksi myös henkilötietojen käsittelylle laissa asetetut vaatimukset.

Kunnan toimielimillä on monesti "julkinen" ja "ei-julkinen" tai "salainen" esityslista. "Ei-julkinen" lista viittaa yleensä siihen, että esityslistaa ei lähetetä oma-aloitteisesti tiedoksi esim. tiedotusvälineille tai laiteta verkkoon ennen kokousta. Salassapidosta ei siis aina ole kysymys, vaan esityslistan julkisuus ennen päätöksentekoa liittyy enemmänkin kunnan tiedottamiseen. Kunnan viranomainen ei voi julistaa asiaa tai asiakirjaa salassapidettäväksi. Salassapitoperusteista säädetään aina lain tasolla. Esityslistojen toimittaminen kunnan aloitteesta muille kuin kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeutetuille on luonteeltaan kunnan tiedottamista.

Asiaa työnsä puolesta hoitavilla kunnan viranhaltijoilla ja työntekijöillä, samoin kuin asiaa käsittelevän toimielimen jäsenillä on oikeus saada tieto myös salassa pidettävistä liitteistä. Tällaisia liitteitä ei julkaista verkossa.

Loimaan kaupungin hallintosääntö:

Loimaan kaupungin voimassaolevan hallintosäännön 2 §:n (Johtamisjärjestelmä) mukaan "Valtuusto vastaa toiminnasta ja taloudesta, käyttää kaupungin päätösvaltaa ja siirtää toimivaltaansa hallintosäännön määräyksillä."

Hallintosäännön 3 §:n (Kaupunginvaltuusto) mukaan " Kaupunginvaltuusto käyttää kaupungin ylintä päätösvaltaa. - -"

Hallintosäännön 4 §:n (Valtuuston puheenjohtajan tehtävät) mukaan " Kaupunginvaltuuston puheenjohtaja edistää valtuustotyöskentelyn vastuullisuutta ja tuloksellisuutta, vuorovaikutteista toimintaa sekä poliittisen johtamisen tavoitteenasettelua."

Hallintosäännön 15 §:n (Viestintä) mukaan " - - Toimielimet luovat omalla toimialallaan edellytyksiä läpinäkyvälle toiminnalle asioiden

valmistelussa ja päätöksenteossa."

Hallintosäännön 131 §:ssä (Kokouskutsu) säädetään muiden toimielinten kuin valtuuston päätöksenteko- ja hallintomenettelystä koskien kokouskutsua. Kyseisen pykälän mukaan "Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. - - Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. - - Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. - -"

Kuntaliiton verkkoviestintäohjeistus:

Kuntaliiton verkkoviestintään liittyvän yleisen ohjeistuksen mukaan esityslistojen ja liiteaineistojen helppo saatavuus, esimerkiksi kunnan verkkosivuilla, heti esityslistan valmistuttua lisää valmistelun avoimuutta. Esityslistoja ja liiteaineistoja ei voi kuitenkaan viedä yleiseen tietoverkkoon sellaisenaan, vaan asiakirjat on käytävä huolellisesti läpi ja yleiseen tietoverkkoon vietävästä versiosta on poistettava salassa pidettävät tiedot. Tämän lisäksi on arvioitava kunnan oikeus käsitellä kokousasiakirjoihin sisältyviä julkisia henkilötietoja yleisessä tietoverkossa. Tiedon saanti julkisista asiakirjoista on turvattava. Valmistelun avaaminen yleistä tietoverkkoa käyttämällä ja henkilötietojen käsittely yleisessä tietoverkossa on perusteltua erityisesti silloin, kun esityslistalla selostetaan sellaisen asian valmistelua, joka koskee kunnan yhteisten asioiden järjestämistä tai päätöksenteolla on yleistä vaikutusta kunnan asukkaiden elämään tai elinympäristöön. Toimielimet voivat viime kädessä itse päättää viestinnästä ja valmistelun julkisuuden toteuttamisesta omiin asiakirjoihinsa liittyen. Toimielimen vastuulla on luoda omalla toimialallaan edellytykset läpinäkyvälle toiminnalle asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa.

Lisätietoja: https://www.kuntaliitto.fi/laki/julkisuus-ja-tietosuoja/verkkoviestinnan-erityiskysymyksia

--------------------------------

Voidaan todeta, että valtuuston päätöksentekoon liittyvät asiat on yleisellä tasolla varsin selkeästi rajattu kuntalain 14 §:ssä.

Viestinnän näkökulmasta asioiden valmistelusta tulee antaa kuntalain 29 §:n mukaisesti esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa salassapitosäädökset huomioiden.

Hallintosäännön 15 §:n (Viestintä) mukaan " - - Toimielimet luovat omalla toimialallaan edellytyksiä läpinäkyvälle toiminnalle asioiden
valmistelussa ja päätöksenteossa."

Toimielin voi hallintosäännön 131 §:n mukaisesti lähettää kokouskutsun jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla, salassapitosäädökset huomioiden. Toimielin on jo nyt voinut lähettää asialistan/esityslistan varsinaisten jäsenten lisäksi samanaikaisesti myös varajäsenille tiedoksi.

Loimaan kaupungin eri toimielinten esityslistat liitteineen ovat luettavissa Loimaan kaupungin kotisivuilta "Esityslistat ja pöytäkirjat" -osiosta ennen kokousta.

Kaupungin sähköisen kokousjärjestelmän osalta tilanne on tällä hetkellä se, että kaupunginhallituksen jäsenet ja varajäsenet näkevät sähköisessä kokousjärjestelmässä kaikkien toimielinten esityslistat (pois lukien keskuvaalilautakunta ja tarkastuslautakunta). Tarkastuslautakunnnan jäsenet ja varajäsenet näkevät kaikki muut esityslistat lukuunottamatta keskusvaalilautakuntaa. Muut näkevät ainoastaan omien toimielintensä esityslistat.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee kuntalaisaloitteen tiedokseen.

Kaupunginhallitus toteaa vastauksena kuntalaisaloitteeseen, ja edellä mainittuun esittelytekstiin perustuen, että esityslistojen toimittaminen kunnan aloitteesta muille kuin kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeutetuille on luonteeltaan kunnan tiedottamista. Toimielimet voivat viime kädessä itse päättää viestinnästä ja valmistelun julkisuuden toteuttamisesta omiin asiakirjoihinsa liittyen salassapitosäädökset huomioiden. Toimielimen vastuulla on luoda omalla toimialallaan edellytykset läpinäkyvälle toiminnalle asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa.

Kaupunginhallitus ei edellä mainittuun perustuen näe estettä sille, että toimielimet tiedottavat (asialistojen/esityslistojen jakelu) kokoustensa sisällöstä esimerkiksi kaupunginvaltuutetuille, kuitenkin salassapitosäädökset huomioiden.

Mikäli toimielin haluaa nykytilanteen osalta muutoksia oman kokousmateriaalinsa jakeluihin, niin se on mahdollista toteuttaa kaupungin sähköisen kokousjärjestelmän kautta.

Kaupunginhallitus ei näe tarvetta muuttaa tältä osin voimassaolevaa hallintosääntöä.

Kaupunginhallitus toteaa kuntalaisaloitteen loppuunkäsitellyksi.

Päätös Hyväksyttiin.

Tiedoksianto ja täytäntöönpano

 Loimaan kaupungin toimielimet