Keskusvaalilautakunta
Esityslista 16.04.2025/Asianro 4

Keskusvaalilautakunta 16.04.2025     

217/00.00.00/2025  

Valmistelija Hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

 Asiakirjojen arkistointi ja hävittäminen

 Arkistointi

Valtiollisten ja kunnallisten vaalien ja kansanäänestysten asiakirjojen säilytysajat on vahvistettu Valtionarkiston (nyttemmin Kansallisarkisto) päätöksellä ja oikeusministeriön määräyksellä. Asiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa keskusvaalilautakunta seuraavien säilytysaikojen puitteissa.

 Pysyvästi säilytetään:

- vaaliluettelot, ellei kunta tai vaalilautakunta käytä yksinomaan vaalitietojärjestelmän äänestysrekisteriä ja

 - vaaliluettelon mukana toimitettu luettelo ennakkoon äänestäneistä

 sekä,

 - keskusvaalilautakunnan pöytäkirjat ja niiden muut kuin alla mainitut

 liitteet, jotka voidaan säilyttää digitaalisesti.

 Kun seuraavat kuntavaalit (vuonna 2029) on toimitettu, voidaan hävittää:

 - keskusvaalilautakunnan pöytäkirjaan liitetyt huomioon ottamatta

 jätetyt vaalikuoret lähetekirjeineen ja lähetekuorineen,

 - huomioon ottamatta jätetyt avaamattomat lähetekuoret, jotka ovat

 saapuneet keskusvaalilautakunnalle säädetyn määräajan jälkeen,

 - keskusvaalilautakunnan lähettämien kirjeiden toisteet,

 - keskusvaalilautakunnalle saapuneet kirjeet ja muut asiakirjat,

 - keskusvaalilautakunnalle mahdollisesti annetut valtakirjat,

 - vaalilautakuntien vaalipöytäkirjat

 - kotiäänestyslomakkeet

 - jos kunta käyttää yksinomaan vaalitietojärjestelmän äänestysrekisteriä,

 vaalilautakuntien paperitulosteet äänioikeusrekisteristä.

Kansallisarkisto on antanut seulontapäätöksen, jonka mukaan jos kunta tai vaalilautakunta käyttää äänestystietojen rekisteröinnissä yksinomaan vaalitietojärjestelmän äänestysrekisteriä, vaalipäivän äänioikeusrekisteriin tallennetut äänestystiedot säilytetään pysyvästi yksinomaan digitaalisessa muodossa. Analogiset luettelot ennakkoon äänestäneistä ja yksinomaan äänioikeusrekisteriä käyttäneiden kuntien tai vaalilautakuntien paperitulosteet äänioikeusrekisteristä ovat määräajan säilytettäviä asiakirjoja.

Keskusvaalilautakunnan tulee arkistoida vaalilautakuntien tulostamat ja allekirjoittamat sähköiset vaalipöytäkirjat liitteineen vastaavasti kuten paperiset käsin täytetyt vaalipöytäkirjatkin ja niiden liitteet seuraaviin kuntavaaleihin saakka. Tarkempia ohjeita asiasta on VAT-ohjeessa 5 b.

 Hävittäminen

 1) Vaalitoimituksen päättymisen jälkeen on hävitettävä:

 - käytetyt lähetekuoret ja vaalikuoret

 - vaaliohjeet ja VAT-ohjeet (VAT-ohjeita ei tavalliseen paperinkeräykseen)

 sekä

 - käyttämättömät äänestysliput.

 2) Kuntavaalien tuloksen tultua lainvoimaiseksi tulee hävittää, esimerkiksi

 polttamalla:

- käytetyt ennakkoäänestyksen ja kirjeäänestyksen lähetekirjeet (lähetekirjelomakkeet ja ilmoituskortit),

- ennakolta äänestäneiden luettelot (vaalilomake nro 7), jotka vaalitoimitsijat ja vaalitoimikunnat ovat palauttaneet keskusvaalilautakunnalle,

 - käytetyt lähetekuorten kuittauslistat,

 - kuulutusten toisteet,

 - alustavan ääntenlaskennan lomakkeet.

 Henkilötietojen suoja

Monet yllämainituista asiakirjoista sisältävät henkilötietoja ja kunta toimii tällöin henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Yleisellä tietosuoja-asetuksella on uudistettu henkilötietoja koskevaa sääntelyä ja tämä edellyttää aikaisempaa tarkempaa henkilötietojen asiallisen käsittelyn suunnittelua ja dokumentointia. Yhtenä äärimmäisenä esimerkkinä poikkeustilanteesta, johon kunnan tulisi varautua henkilötietojen suojaamisen osalta, voisi olla toiminta tilanteessa, jossa vaaliluettelo katoaa äänestyspaikalla. Käyttämättömien asiakirjojen sekä tarvikkeiden ja kalusteiden säilyttäminen Keskusvaalilautakunnan tulee säilyttää seuraavia yleisiä vaaleja varten vuoden 2025 kuntavaaleja varten jaetut

 - lähetekuoret

 - vaalikuoret,

 - lähetekirjelomakkeet ja

 - vaalipöytäkirjalomakkeet.

 Keskusvaalilautakunnan tulee säilyttää myös

 - sinetöimisnauhat ja katkaisulaitteet,

 - vaalileimasimet,

 - vaaliuurnat ja

 - äänestyskopit.

 Äänestäneiden kansalaisuuden tilastointi

Vaalilautakuntaa on ohjeistettu (vaaliohje nro 2) täyttämään vaaliluettelon laskelmasivulle lukumäärätiedot vaalipäivänä äänestäneistä:

 - Suomen kansalaisista,

 - muun EU:n jäsenvaltion kansalaisista,

 - Islannin ja Norjan kansalaisista ja

 - muiden valtioiden kansalaisista.

Keskusvaalilautakunnan tulee viimeistään 28.4.2025 tallentaa laskentajärjestelmään sanotut lukumäärät kunnan kaikkien äänestysalueiden vaaliluetteloista. Tarkempi menettely selostetaan VAT-ohjeessa nro 5b.

Esittelijä Hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

Päätösehdotus Keskusvaalilautakunta suorittaa vaalien jälkitoimet esittelytekstin
mukaisesti.

Käytännön tasolla jälkitoimista huolehtii arkistosihteeri.

Päätös