Kaupunginhallitus
Esityslista 31.03.2025/Asianro 3

Kaupunginhallitus 31.03.2025     

655/07.01.03/2024  

Valmistelija Arkistosihteeri Männistö Sami, hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

 "Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta määrittelee kunnan tiedonhallintayksiköksi (§4).

 Saman lain 5 § toteaa tiedonhallintamallista seuraavaa:

 Tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

 Tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään tiedot:

 1) toimintaprosesseja kuvaavista nimikkeistä, prosessista vastaavasta viranomaisesta, prosessin tarkoituksesta sekä prosessin sidoksista muihin prosesseihin;

 2) tietovarantojen nimikkeistä, kuvaukset tietovarantojen sidoksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus, 30 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun selosteen sisällöstä tai, jos selostetta ei tarvitse tietosuoja-asetuksen mukaan laatia, tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituksesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säilytysajoista;

 3) tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta;

 4) tietojärjestelmien nimikkeistä, tietojärjestelmästä vastaavasta viranomaisesta, tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta, tietojärjestelmän liittymistä muihin tietojärjestelmiin ja liittymissä käytettävistä tiedonsiirtotavoista;

 5) tietoturvallisuustoimenpiteistä."

 Käytännössä tiedonhallintamalli on lain vaatima dokumentti, jossa tulee kuvata kaupungin tietovarannot ja niihin liittyvät vastuut sekä prosessit.

 Kaupungin tehtävät ja tietojärjestelmät ja tietovarannot muuttuvat aikojen kuluessa, joten tiedonhallintamalli vaatii jatkuvaa päivittämistä.

 Johtoryhmä on käsitellyt asiaa kokouksessaan 25.2.2025.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan tiedonhallintamallin sekä valtuuttaa kaupungin asianhallintatiimin päivittämään asiakirjaa tarpeen mukaan.

Päätös