Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.08.2023/Pykälä 197

Kaupunginhallitus 15.05.2023 § 118 

Valmistelija Talousjohtaja Mäkelä Katja, digipalvelupäällikkö Jari Suvila, vs.henkilöstöpäällikkö Leila Lehtinen

Loimaan kaupungin henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelu on ostettu Monetra Pirkanmaa Oy:ltä 1.10.2020. Palvelussa käytetään Visman F2 palkanlaskenta järjestelmää sekä ESS7 sähköistä asiointikanavaa. Monetra Pirkanmaa Oy:lle on maksettu vuoden 2022 aikana palvelusta 97 189,07 € (sis. alv 24%)

Palvelu on ollut puutteellista ja puutteista on tehty reklamointeja. Lisäksi järjestelmien toimivuudessa on hitautta, eivätkä integraatiot järjestelmien välillä toimi. Pahimmassa tapauksessa olemme joutuneet siirtymään manuaaliseen työhön.

Henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän kilpailutuksen tavoitteena on hankkia järjestelmä kustannustehokkaasti Saas-palveluna(pilvipalveluna). Loimaan kaupungin ja Vesiliikelaitoksen henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän kokonaisratkaisu sisältäen heti käyttöönotettavat integraatiot eri järjestelmien välillä.

Liite:

Kilpailutuksen suunnitelma

"Hallintosääntö 72 §

Kaupunginhallituksen toimivalta hankinnoissa

päättää kaupungin strategisista hankintatoimea koskevista linjauksista kuten hyväksyy hankintaohjeet

hyväksyy hankintayhteistyösopimukset,

tekee päätöksen hankinnassa, a) joka palvelee kahta tai useampaa kaupungin toimielintä, ellei kysymys ole keskitetysti tehtävistä hankinnoista; b) joka palvelee kaupunkikonsernia."

Toimivallan siirtäminen

Kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja, toimielimet ja palvelualajohtajat voivat siirtää tehtäviään ja toimivaltaansa alaisilleen viranhaltijoille.

Liite 2 toimitetaan kaupunginhallituksen jäsenille sähköpostitse.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy henkilöstö- ja palkkahallintojärjestelmän kilpailutuksen.

Päätös Hyväksyttiin.

Pöytäkirjamerkintä Talousjohtaja Katja Mäkelä poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen klo 19:33.

 Kaupunginvaltuuston 3. varapuheenjohtaja Timo Tamminen siirtyi etäyhteyteen kokouksen loppuajaksi klo 19:35 alkaen.

Kaupunginhallitus 07.08.2023 § 197  

364/02.08.00/2023  

Valmistelija Talousjohtaja Mäkelä Katja

Loimaan kaupunki pyysi tarjouksia henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmistä SaaS-palveluna, vuoden 2024 alusta alkaen.

Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä.

CPV-koodi on 48000000-8 Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät.

Tarjouspyyntö julkaistiin www.tarjouspalvelu.fi sivuilla. Ilmoitusnumero 461073.

Hankinnasta sai esittää kysymyksiä 11.6.2023 klo 12 mennessä.

Vastaukset esitettyihin kysymyksiin aiheuttivat tarkentavia muutoksia tarjouspyyntöön.

Määräaikaan 30.6.2023 klo 12 mennessä, tarjouksen toimitti:

-          CGI Suomi Oy

Tarjous tarkastettiin ja vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti kolmessa (3) vaiheessa.

1. Tarjoajien kelpoisuuden tarkastus

Tarkastuksessa todettiin, että tarjoaja täyttää tarjoajalle asetetut kelpoi-suusvaatimukset.

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastus

Tarkastuksessa todettiin, että tarjous sisältää pyydetyt tiedot ja on tar-jouspyynnön mukainen.

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Tarjousten valintaperusteena on halvin hinta.

Tarjousten vertailua ei voida suorittaa koska saatiin vain yksi tarjous.

CGI Suomi Oy:n tarjous on hinnaltaan palvelumaksu 48 900,00 euroa (alv 0%), käyttöönottoprojektin hinta 82 688,00 euroa (alv 0%) ja erikseen sovitut järjestelmätyöt 4 280,00 euroa (alv 0%).

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Loimaan kaupungin ja Loimaan Vesiliikelaitokset henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän kokonaisratkaisu SaaS-palveluna tilataan CGI Suomi Oy:ltä hintaan palvelumaksu 48 900,00 euroa (alv 0 %), käyttöönottoprojektin hinta 82 688,00 euroa (alv  %) ja erikseen sovitut järjestelmätyöt 4 280,00 euroa (alv 0%).

Sopimukset eivät synny tällä päätöksellä vaan vasta erikseen kummankin osapuolen allekirjoittamilla sopimuksilla. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua päätöksen tiedoksiannosta.

Päätös voi muuttua valituksen, ylemmän viranomaisen otto-oikeuden tai oikaisuvaatimuksen johdosta.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Päätös Hyväksyttiin.