Elinympäristölautakunta
Pöytäkirja 13.06.2023/Pykälä 60

Elymltk 13.06.2023 § 60  

457/02.08.00/2023  

1495/02.08.00/2021

Kh 16.08.2021 § 317

valmistelija: vt. tekninen johtaja Harri Salminen, puh. 02 761 4270

Siivouspalvelujen tuottajana on 1.1.2020 alkaen toiminut Las­si­la&Ti­kanoja Oyj. Sopimus on tehty kahdeksi vuodeksi ja päättyy 31.12.2021.

Tarjouspyyntöasiakirjat palveluhankinnan jatkamiseksi on val­mis­tel­tu ja liitteenä on Puistokadun koulukeskuksen (yhteiskoulu, lii­kun­ta­hal­li), Hirvikosken yhtenäiskoulun, Keskuskoulun ja ur­hei­lu­kes­kuk­sen siivouksen tarjouspyyntö ja liiteasiakirjat vuosille 2022-2023. So­pi­mus­kau­den lisäksi tarjouspyyntö mahdollistaa 1+1 vuoden op­tioi­den käyttämisen.

Tarjouspyynnön sisältö noudattelee aiempaa, nyt käytössä olevaa so­pi­mus­ta. Kokonaisuus on jaettu edelleen kol­meen osa-alu­ee­seen, jois­ta voi jättää erikseen tarjouksen. Tar­jouk­set tar­kas­te­taan ja ver­tail­laan osa-aluekohtaisesti.

Siivouskilpailutus on avoin. Tarjouspyyntö julkaistaan Mercell -han­kin­tapalvelussa ja HILMAssa. Hankintailmoitus julkaistaan myös kau­pun­gin in­ter­net­si­vuil­la.

Hallintosäännön 69 § mukaan kaupunginhallitus päättää EU-kyn­nys­ar­von ylittävistä hankinnoista.

Yritysvaikutukset

Ennalta arvioituna hankinnalla on yritysvaikutuksia. Vaikutuksia on pal­ve­lu­tuo­tan­toon ja paikalliseen palvelutarjontaan.

Suuruudeltaan vaikutukset voivat olla merkittäviä riippuen kyseessä ole­vas­ta palveluntarjoajasta. Pienten yritysten osalta vaikutukset ovat todennäköisesti merkittäviä ja suurempien yritysten kyseessä ol­les­sa vaikutus on vähäisempi.

Pääasiassa vaikutukset tämän hankinnan osalta ovat suoria mutta si­vu­vai­ku­tuk­set ovat mahdollisia laadittavan sopimuksen sisällöstä ja laajuudesta riippuen.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevat siivouspalvelujen ki­l­pai­lu­tuk­sen tarjouspyyntöasiakirjat.

Päätös:  Hyväksyttiin.

Pöytäkirjamerkintä:

 Vt. tekninen johtaja Harri Salminen poistui kokouksesta asian                käsittelyn jälkeen klo 18:29.

Kh 04.10.2021 § 412

Valmistelija: tekninen johtaja Antti Korte, puh. 044 797 1252

Loimaan kaupunki pyysi tarjouksia siivouspalveluista kaupungin kiin­teis­töi­hin ajalle 1.1.2022-31.12.2023, minkä jälkeen sopimusta voi­daan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahdella (2) vuo­del­la. Hankinta julkaistiin https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/ ja Mer­cell-han­kin­ta­jär­jes­tel­mäs­sä 21.8.2021, ilmoituksen numero HIL­MAs­sa 80211. Hankinta on yli EU-kynnysarvon ylittävä pal­ve­lu­han­kin­ta ja hankintamuotona käytettiin avointa menettelyä.

Kilpailutuksella haettiin siivouspalveluihin luotettavaa, kokenutta ja ym­pä­ris­tö­asiat huomioivaa sopimuskumppania.

Siivous on osa hyvinvointia ja osaltaan mahdollistaa terveelliset ja tur­val­li­set työ- ja opiskeluolosuhteet, sekä turvaa kiinteistön kunnon säi­ly­mi­sen.

Hankinta jaettiin kolmeen (3) osa-alueeseen ja koskee seuraavien koh­tei­den siivouspalveluita:

- osa-alue 1 Yhteiskoulu, Liikuntahalli ja Urheilukeskus

- osa-alue 2 Keskuskoulu

- osa-alue 3 Hirvikosken yhtenäiskoulu

Jokaiseen osa-alueeseen valitaan yksi (1) palveluntuottaja.

Hankinnasta sai esittää kysymyksiä 3.9.2021 kello 12:00 mennessä, vas­tauk­set kysymyksiin aiheuttivat muutoksia tarjouspyynnön vaa­ti­muk­siin, jonka johdosta julkaistiin korjausilmoitus 8.9.2021.

Määräaikaan 22.9.2021 kello 13:00 mennessä tarjouksen toimitti

- osa-alueeseen 1 Arkea Oy, ISS Palvelut Oy, Lassila & Tikanoja Oy ja RTK-Palvelu Oy

- osa-alueeseen 2 Arkea Oy, ISS Palvelut Oy, Lassila & Tikanoja Oy ja RTK-Palvelu Oy

- osa-alueeseen 3 Arkea Oy, ISS Palvelut Oy, Lassila & Tikanoja Oy ja RTK-Palvelu Oy

Tarjoukset tarkastettiin ja vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mu­kai­ses­ti osa-alueittain:

1. Tarjoajan kelpoisuuden tarkastus

Kaikki palveluntarjoajat täyttävät tarjoajalle asetut kelpoisuusehdot.

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastus

Tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja sisälsivät kaik­ki pyydetyt selvitykset ja liitteet.

3. Tarjousten vertailu

Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Arviointiperusteina ovat hinta ja laatu.

Hinnanpainoarvo on 65 % (enimmäispisteet 65) ja laadun 35 % (enim­mäis­pis­teet 35). Enimmäispistemäärä on 100 pistettä.

Hinta, 65 pistettä

Halvin vertailuhinta tarjouslomakkeella saa 65 pistettä.

Tarjoajien pistemäärät muodostuvat suorassa suhteessa hal­vim­paan (halvin/vertailtava hinta x maksimipisteet = vertailupisteet).

Laatu, 35 pistettä

Ylläpitosiivouksen työtunnit kuukaudessa opetuksellisella ajalla sekä ope­tuk­set­to­mal­la ajalla.

Suurimman tuntimäärän / kk tarjonnut tarjoaja saa 30 pistettä, muut suh­tees­sa siihen.

Tilaaja kuitenkin arvioi kokemuksen perusteella, että tarjottu tun­ti­mää­rä on realistinen. Mikäli tarjottu / tarjotut tuntimäärät ovat sel­keäs­ti epärealistisia saa tarjoaja 0 pistettä.

Tarjoavan yksikön laadukkaat kelpoisuusvaatimuksen ylittävät re­fe­rens­sit oppimisympäristöjen ja / tai liikuntatilojen siivouspalveluista vii­mei­sen kolmen (3) vuoden aikana, 5 pistettä.

Referenssin tulee olla kokoluokaltaan vastaava kuin vaatimuksessa 2 on ilmoitettu: osa-alueen 1 osalta tulee olla oppimisympäristöjen ja lii­kun­ta­ti­lo­jen referenssejä.

Osa-alueiden 2 ja 3 osalta tulee olla oppimisympäristöjen re­fe­rens­se­jä.

Tarjoaja saa 2,5 pistettä / referenssi, enintään 5 pistettä.

Referensseistä tulee ilmoittaa kohteiden ja yhteyshenkilöiden tiedot.

Referenssikohteet tulee olla Suomesta.

Referenssikohteiden tulee olla muita kuin vaatimuksessa 2 il­moi­tet­tu­ja kelpoisuuden täyttämiseksi ilmoitettuja kohteita.

Vertailu on tämän päätöksen liitteenä.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen osa-alueittain toi­mit­ti:

osa-alueeseen 1 Arkea Oy

osa-alueeseen 2 Arkea Oy

osa-alueeseen 3 ISS Palvelut Oy

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toi­min­nan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee jul­ki­sek­si päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa kos­ke­vat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen te­ke­mi­sen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun han­kin­taa koskeva sopimus on tehty.

 Kaupunginjohtajan ehdotus:

  Kaupunginhallitus päättää, että Loimaan kaupungin sii­vous­pal­ve­lui­den sopimukset ajalle 1.1.2022 - 31.12.2023 solmitaan osa-alueit­tain:

  1. Osa-alue 1 Yhteiskoulun, Liikuntahallin ja Urheilukeskuksen sii­vous­pal­ve­lut Arkea Oy:n kanssa.

  2. Osa-alue 2 Keskuskoulun siivouspalvelut Arkea Oy:n kanssa.

  3. Osa-alue 3 Hirvikosken yhtenäiskoulun siivouspalvelut ISS Pal­ve­lut Oy:n kanssa.

 Päätös:  Hyväksyttiin.

 Pöytäkirjamerkintä:

  Tekninen johtaja Antti Korte ja ruokapalvelupäällikkö Pirjo Kivinen saa­pui­vat kokoukseen ja asian käsittelyyn klo 19:32 alkaen.

Elymltk 13.06.2023

457/02.08.00/2023  

Valmistelija Ruokapalvelupäällikkö Pirjo Kivinen

Siivouspalveluiden ostoista on tällä hetkellä voimassa seuraavat sopimukset:

Osa-alue 1 Yhteiskoulun, Liikuntahallin ja Urheilukeskuksen sii­vous­pal­ve­lut sekä osa-alue 2 Keskuskoulun siivouspalvelut Arkea Oy:n kanssa.

Osa-alue 3 Hirvikosken yhtenäiskoulun siivouspalvelut ISS Pal­ve­lut Oy:n kanssa.

Sopimuskausi on 1.1.2022 - 31.12.2023. Hankinta sisältää mahdollisuu-den kahden vuoden option käyttämiseen. Mahdollisen option käyttämisestä tulee päättää hyvissä ajoin ennen sopimuskauden päättymistä, jotta tarvit-taessa siivouspalvelu ehditään kilpailuttaa.

Sopimusten päättymissen ajankohta vuoden vaihteessa on käytännön järjestelyitten kannalta hankala. Seuraavassa kilpailutuksessa sopimus-kausi tulee ajoittaa siten että palveluntuottaja vaihtuu koulujen ollessa kesällä suljettuna ja kilpailutuksessa pystytään ottamaan paremmin huo-mioon mm. perussiivouksien suorittaminen.

Olemme käyneet markkinavuoropuhelua palveluntuottajien kanssa ja olemme esittäneet heille, että sopimuskautta jatketaan option perusteella viidellä kuukaudella, siten että sopimus päättyy 31.5.2024. Alustavasti palveluntuottajat ovat ilmoittaneet, että järjestely sopii heille. Optioajan hankinnan arvo on noin 75 000 euroa (alv 0 %).

Uutta tarjouspyyntöä aletaan valmistelemaan syksyllä ja tavoitteena on että, kilpailutus on suoritettu ja palveluntuottaja valittu alkuvuonna 2024. Uusi sopimuskausi alkaa kesäkuussa 2024.

Esittelijä Tekninen johtaja Korte Antti

Päätösehdotus Elinympäristölautakunta päättää, että Arkea Oy:n ja ISS Palvelut Oy:n kanssa voimassa olevia siivouspalvelusopimuksia jatketaan option perusteella viidellä kuukaudella, jonka jälkeen palvelusopimus päättyy.

Päätös Hyväksyttiin.

Pöytäkirjamerkintä Asiantuntijana läsnä kokouksessa tämän pykälän käsittelyn ajan oli ruokapalvelupäällikkö Pirjo Kivinen.