Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.03.2023/Pykälä 81

Kaupunginhallitus 27.03.2023 § 81  

289/00.02.01/2023  

Valmistelija Hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

Loimaan kaupungille on saapunut 20.3.2023 kuntalaisaloite koskien etäkokousten lopettamista.

Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan kunta voi itse päättää, ottaako se käyttöön sähköisiä kokouksia tai sähköistä päätöksentekomenettelyä. Sähköinen kokous voidaan pitää soveltuvalla tietojärjestelmällä tai videoneuvotteluyhteydellä.

Kunnan toimielinten päätöksentekotavat ovat kuntalain mukaan:

- Perinteinen kokouspaikalla tapahtuva kokous.

- Sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuva kokous (sähköinen kokous).

- Sähköisesti ennen kokousta tapahtuva päätöksenteko (sähköinen päätöksentekomenettely).

Sähköinen kokous on mahdollista toteuttaa myös "hybridikokouksena" eli siten, että osa kokoukseen osallistuvista henkilöistä on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen sähköisesti videoneuvotteluyhteyden tai vastaavan avulla. Kunta voi itse päättää, ottaako se käyttöön sähköisiä kokouksia tai sähköistä päätöksentekomenettelyä.

Lisätietoja toimielimen päätöksentekotavoista: https://www.kuntaliitto.fi/laki/kokousmenettely/toimielimen-paatoksentekotavat

Loimaan kaupunginhallitus on tehnyt 30.3.2020 § 89 ja kaupunginvaltuusto 27.4.2020 § 3 päätöksen, joiden mukaan valtuuston kokouksia järjestetään tarvittaessa myös sähköisen etäyhteyden kautta. Lautakunnat (ent. valiokunnat ovat tehneet osaltaan vastaavanlaiset päätökset. Päätöksenteon perusteena oli tuolloin koko maassa vallinnut koronapandemia. Loimaan kaupungissa on laadittu 3.4.2020 sisäiset ohjeet sähköisiä kokouksia varten, joissa on huomioitu myös tietoturvaan liittyvät tekijät. Tietoturvaohjeistusta on em. lisäksi annettu toki laajemminkin.

Sähköiset kokoukset ja ns. hybridikokoukset otettiin koronapandemian aikana tehokkaasti käyttöön muun muassa kunnissa ja muissakin organisaatioissa. Lainsäädäntöön (mm. kuntalaki, asunto-osakeyhtiölaki, osakeyhtiölaki, osuuskuntalaki, yhdistyslaki) tehtiin useita muutoksia kyseisen sähköisen toimintamallin mahdollistamiseksi. Kuntaliitto on ohjeistanut vahvasti kuntia pandemian aikana ko. asiassa ja asia on huomioitu mm. Kuntaliiton hallintosääntömallissa (esimerkiksi sähköinen kokouskutsu, sähköinen kokous, sähköinen päätöksentekomenettely), johon suurin osa kuntien nykyisistä voimassaolevista hallintosäännöistä myös perustuu.

Loimaan kaupungin voimassaolevassa hallintosäännössä 1.1.2023 sähköisistä kokouksista on säädetty ja mainittu seuraavasti:

- valtuuston varsinainen kokous ja sähköinen kokous 89 §

- kokouskutsu 90 §

- valtuuston sähköinen kokouskutsu 92 §

- toimielimen päätöksentekotavat 126 §

- kokousmenettely; sähköinen kokous 127 §

- sähköinen päätöksentekomenettely 128 §

- kokousmenettely; sähköinen kokouskutsu 131 §

- pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen 150 §

Vaikka koronapandemia on jo helpottanut yhteiskunnassamme, niin silti sähköiset kokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Ne ovat tulleet osaksi lainsäädäntöä ja muun muassa kuntien hallintosääntöjä ja päivittäisiä toimintatapoja. Sähköisten kokousten hyötyinä on noussut esiin esimerkiksi seuraavia asioita:

- Kunnat, joissa on pitkät välimatkat tai heikot julkiset liikenneyhteydet, säästävät aikaa ja kustannuksia matkustamiseen liittyen.

- Sähköinen päätöksenteko parantaa eri-ikäisten ja eri elämäntilanteessa olevien ihmisten osallistumista kunnalliseen päätöksentekoon luottamushenkilöinä ja viranhaltijoina/työntekijöinä.

- Edistää päätöksenteon nopeutta ja sitä kautta asiakkaiden palvelemista.

- Kunnan luottamushenkilöille jää enemmän aikaa muuhun kanssakäymiseen asukkaiden, kolmannen sektorin, yrittäjien ja henkilöstön

kanssa.

- Sähköinen päätöksentekomenettely voi nopeuttaa prosesseja ja asiakkaiden tyytyväisyyttä, kun nopeat rutiinipäätökset (esimerkiksi rakennusluvat, pienet hankkeet jne) voidaan tehdä läsnäoloa vaativien kokousten välillä.

Loimaan kaupungissa sähköiset kokoukset on otettu tehokkaasti käyttöön kaupunginvaltuustossa, kaupunginhallituksessa, lautakunnissa ja muissakin toimielimissä. Yleisesti ottaen voidaan todeta, että sähköisiin kokouksiin/hybridikokouksiin ollaan oltu tyytyväisiä niin luottamushenkilöiden kuin työntekijöidenkin osalta.

Kuntalaisaloitteessa otettiin kantaa myös etätyöskentelyyn, jonka merkitys on korostunut paljon koronapandemiasta lähtien. Yritykset, valtio, kunnat ja muut organisaatiot ovat muuttaneet toimintatapojaan hyödyntääkseen etätyön mahdollisuuksia. Etätyö liittyy myös sähköisiin kokouksiin.

Etätyön hyödyt työnantajalle voivat olla esimerkiksi seuraavia:

- Lisää työntekijöiden valinnan mahdollisuuksia ja voi tätä kautta parantaa työtehoa sekä työn tuottavuutta.

- Voi lisätä työhyvinvointia ja vähentää sairauspoissaoloja.

- Työurien piteneminen mahdollisen paremman jaksamisen myötä.

- Vapauttaa työnantajan tiloja muuhun käyttöön ja säästää toimitilakustannuksissa.

- Lisää työpaikan houkuttelevuutta ja on mahdollinen rekrytointivaltti.

- Vähentää työmatkaliikennettä ja lisää osaltaan ympäristövastuullisuutta.

Etätyön hyödyt työntekijälle voivat olla esimerkiksi seuraavia:

- Työajan joustavuus ja rytmittäminen omien tarpeiden mukaan.

- Lisääntynyt työrauha ja keskittyminen.

- Työtyytyväisyyden ja työtehon paraneminen.

- Ajan ja rahan säästöt työmatkoissa.

- Mahdollisuus työn ja perhe-elämän joustavampaan yhteen sovittamiseen.

- Mahdollisuus valita asuinpaikka muilla perusteilla kuin työn sijaintipaikan perusteella.

- Työnteolle tarkoituksenmukaisen paikan valinta.

- Mahdollistaa työskentelyn myös poikkeustilanteissa (liikenne-este, huonot sääolosuhteet, liikkumisrajoitukset).

Loimaan kaupunginhallitus on juuri äskettäin 20.2.2023 § 41 hyväksynyt etätyön periaatteet.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus toteaa kuntalaisaloitteeseen liittyen, että etäkokousten lopettamiselle ei ole tarvetta, vaan ne ovat yhdessä etätyön kanssa osa nykyaikaista hallinto- ja päätöksentekokulttuuria Loimaan kaupungissa sekä muissa kunnissa ja organisaatioissa.

Päätös Hyväksyttiin.