Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.11.2023/Pykälä 317

Kaupunginhallitus 27.03.2023 § 75 

Valmistelija Tekninen johtaja Korte Antti

Loimaan kaupunki on hankkinut elintarvikkeet palvelusopimuksella Arkea Oy:ltä. Palvelusopimus on koskenut osallistumista Arkean elintarvikkeiden hankintapalveluun sekä Aromi-tuotannonohjausjärjestelmään kokonaispalveluna. Hyvinvointialueen perustamisen jälkeen Arkean tuotannonohjausjärjestelmä on Loimaan nykyisiin tarpeisiin liian raskas, joten on järkevää hankkia paremmin tarpeitamme vastaava järjestelmä. Tuotannonohjausjärjestelmä hankitaan erillisenä ja sen vuosikustannus on noin 4000 euroa. Arkean kautta ei voi hankkia pelkkiä elintarvikkeita ilman tuotannonohjausjärjestelmää, joten elintarvikkeitten hankinnan osalta kannattaa liittyä Hansel Oy:n kilpailutukseen.

Hansel Oy on voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, josta valtio omistaa 65 % ja Kuntaliitto 35 %. Hansel Oy valmistelee uutta elintarvikkeet ja non-food-tuotteet yhteishankintaa. Puitejärjestelyllä hankitaan elintarvikkeita ja ammattikeittiön käyttötarvikkeita tukusta kuljetettuna asiakkaan tiloihin.

Puitejärjestelyn etuja ovat:

- valmiiksi kilpailutetut ja valvotut hinnat

- Laaja valikoima vastuullisesti tuotettuja tuotteita. Toimitus ja huoltovarmuus.

- Prosessisäästöt. Kilpailuttaminen, yksi toimittaja säästää työaikaa keittiössä, yhteishankinta kerää volyymit ja volyymien avulla hintaetua

- Hansel tukee asiakasta koko sopimuskauden ajan. Vastaa sopimushallinnasta

- Hintatason toteutumisen ja tuotteiden saatavuuden valvonta

- Asiakastyöryhmässä voi vaikuttaa hankinnan sisältöön ja sopimuksen kehittämiseen: jäsenet voivat kommentoida materiaaleja suunnitteluvaiheessa, asiakkaiden erilaiset tarpeet saadaan hyvin esille

- Asiakkaiden ruokalista- ja tuotevalintaryhmässä on mahdollisuus osallistua ruokalistojen kehittämiseen mm. kasvisruokalista ja erityisruokavaliovalikoiman kehittämiseen sekä uusien tuotteiden ja reseptien testaamiseen

Hansel huomioi vastuullisuuden kilpailutuksessa

- ympäristövastuu: ilmastonmuutos, luonnon monimuotoisuus (mm. MSC, lähialueen kalatuotteet), eläinten hyvinvointi, kiertotalous ja hävikinhallinta huomioidaan tuotevalinnoissa ja kuljetuksissa

- sosiaalinen vastuu: sydänmerkkikriteerit, työ- ja ihmisoikeuksien noudattaminen ja ihmisarvoisen työn edistäminen; Reilun kaupan tuotteet mm. soija, kahvi, banaani. Huoltovarmuus on huomioitu tuotevalinnoilla ja sopimusehdoilla (mm. SOPIVA-liite). Toimittajia velvoittavat vastuullisuusvaatimukset

- taloudellinen vastuu: Toimittajilta vaaditaan riittävää taloudellista suorituskykyä, jota mitataan mm. riskiluokkavaatimuksella (tässä yhteishankinnassa 1-3) ja liikevaihtovaatimuksella (tässä yhteishankinnassa vähintään 50,0 M€ ellei toisin päätetä markkinavuoropuhelun aikana). Sopimustoimittajien ja alihankkijoina toimivien kuljetusliikkeiden taloudellista suorituskykyä (mm. riskiluokkaa) valvotaan automatisoidusti Hanselin toimesta koko sopimuskauden ajan. Sopimus ei ole yksinoikeussopimus, jolloin asiakas voi hankkia lähialueelta saatavia tuotteita omiin hankintatarpeisiinsa

Elintarvikkeet ja non-food-tuotteet 2023-2027 yhteishankintaan pääsee mukaan liittymällä puitejärjestelyyn ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Liittyminen on mahdollista 14.4.2023 saakka. Liittymisen yhteydessä Hansel pyytää arviota tulevien hankintojen kokonaisarvosta sopimuskaudella. Tavoitteena on, että puitejärjestely on käytettävissä lokakuussa 2023.

Hankinnan arvo Loimaan osalta on noin 530 000 euroa vuodessa, eli noin 2 253 000 euroa sopimuskauden aikana.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Loimaan kaupunki päättää irtisanoa Arkea Oy:n elintarvikkeiden hankintaa ja tuotannonohjausjärjestelmää koskevan palvelusopimuksen, ja päättää liittyä Hansel Oy:n elintarvikkeita ja non-food-tuotteita koskevaan puitejärjestelyyn sopimuskaudelle 2023-2027.

Ruokapalvelupäällikkö valtuutetaan tekemään sitoutumisilmoitus edellä mainittuun puitejärjestelyyn.

Päätös Hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus 27.11.2023 § 317  

278/00.04.02/2023  

Valmistelija Ruokapalvelupäällikkö Kivinen Pirjo

Loimaan kaupunki hankkii Hansel Oy:n kautta elintarvikkeet ja non-food-tuotteet. Hansel Oy on tehnyt puitesopimuksen edellä olevista tuotteryhmistä Kesko Oyj:n kanssa. Puitesopimus on ajalle 1.11.2023 - 31.12.2027.

Kesko Oyj:n kanssa tehtävän sopimuksen arvio on 2,2 miljoonaa euroa sopimuskauden ajalta.

Liitteenä sopimusluonnos.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy sopimusluonnoksen ja valtuuttaa kaupunginjohtajan ja teknisen johtajan allekirjoittamaan sopimuksen Loimaan kaupungin puolesta Kesko Oyj:n kanssa.

Päätös Hyväksyttiin.