Keskusvaalilautakunta
Pöytäkirja 27.09.2023/Pykälä 25

Keskusvaalilautakunta 27.09.2023 § 25  

593/00.00.00/2023  

Valmistelija Hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

Käsiteltävän asian lainsäädännölliseksi taustaksi:

Voimassa olevan kuntalain 98 §:n (Toimielimen päätöksentekotavat)

mukaan "Toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta

(sähköinen päätöksentekomenettely). Sähköisessä kokouksessa ja

sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa."

Lisäksi kuntalain 99 §:n (Sähköinen kokous) mukaan "Sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnäoleviksi todetut ovat keskenään

yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä."

Kuntalain 100 §:n mukaan (Sähköinen päätöksentekomenettely)

"Valtuuston ja muiden toimielinten julkisia kokouksia lukuunottamatta

toimielimen päätöksenteko voi tapahtua suljetussa sähköisessä

päätöksentekomenettelyssä. Käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia voidaan käsitellä

sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja voidaan tarkastaa ennen kokousta."

Kuntalain 101 §:n (Kokouksen julkisuus) mukaan "Valtuuston kokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jollei valtuusto muuten painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä. Valtuuston suljetussa kokouksessa esitetyt ja siinä käydystä keskustelusta laaditut asiakirjat ovat salassa pidettäviä, jos niin laissa säädetään. Muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos toimielin niin päättää eikä kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi. Yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata toimielimen julkista kokousta myös siltä osin kuin kokoukseen osallistutaan sähköisesti."

Kuntalain 103 §:n (Päätösvaltaisuus) mukaan valtuusto on päätösvaltainen, kun vähintään kaksi kolmasosaa valtuutetuista on läsnä.

Muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Läsnäoleviksi katsotaan myös toimielimen jäsenet, jotka osallistuvat kokoukseen sähköisesti."

Loimaan kaupungin voimassaolevan hallintosäännön 127 §:n (Toimielimen päätöksentekotavat) mukaan "Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asianhallinta- tai äänestysjärjestelmää. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely)."

Hallintosäännön 129 §:ssä (Sähköinen päätöksentekomenettely) todetaan, että "Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin."

Hallintosäännön 131 §:ssä (Kokouskutsu) todetaan, että "Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti."

Hallintosäännön 127 §:ssä (Toimielimen päätöksentekotavat) todetaan

lisäksi, että "Hallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla."

Hallintosäännön 128 §:n (Sähköinen kokous) mukaan "Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä."

Hallintosäännön 132 §:ssä (Sähköinen kokouskutsu) todetaan, että

"Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään pääsääntöisesti sähköisesti. Tällöin päätöksentekoelin tai sen nimeämä

viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä."

---------------------------

Koronavirus -pandemian johdosta keskusvaalilautakunnan kokouksia voi olla tarpeen järjestää myös sähköisesti. Suljetut kokoukset järjestetään kaupungintalolla siihen soveltuvassa suljetussa kokoustilassa, jossa on fyysisesti läsnä mahdollisesti osa keskusvaalilautakunnan jäsenistä ja mahdollisesti osa läsnä sähköisen etäyhteyden kautta.

Suomen hallitus on koronapandemian alkuvaiheessa antamissaan linjauksissaan todennut yhtenä linjauksena, että "rajoitetaan julkiset

kokoontumiset kymmeneen henkilöön ja suositellaan välttämään tarpeetonta oleilua yleisillä paikoilla." Lounais-Suomen aluehallintovirasto on koronavaiheen alkuvaiheessa antanut määräyksen, jonka mukaan "Lounais-Suomen aluehallintovirasto kieltää tartuntatautilain 58 §:n 1 momentin nojalla toimialueensa kuntien alueella kaikki sisä- ja ulkotiloissa järjestettävät yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset, joihin osallistuu yli 10 henkilöä." Sisäministeriö on ohjeistanut koronapandemian alkuvaiheessa, että "Julkisella kokoontumisella tarkoitetaan yleisellä paikalla järjestettävää yleistä kokousta ja yleisötilaisuutta. Yleisiä kokouksia ovat mielenosoitukset ja muut kokoontumisvapauden käyttämiseksi järjestetyt kaikille avoinna olevat tilaisuudet. Yleisötilaisuus on yleisölle avoin huvitilaisuus, kilpailu, näytös tai muu näihin rinnastettava tilaisuus. Tällaisia kokouksia ja tilaisuuksia eivät ole esimerkiksi pihapelit ja muut harrastejoukkuelajit, ravintolassa käynti tai kunnallinen päätöksenteko."

Suomen Kuntaliitto on ohjeistanut koronapandemian alkuvaiheessa

kuntia ja kuntayhtymiä ko. asiassa seuraavasti: "Kunnat voivat aiempaa

enemmän pitää kokouksia myös sähköisesti. Kuntalaki (410/2015) antaa laajat mahdollisuudet paikasta riippumattomalle päätöksenteolle. Toimielinten kokouksia voidaan pitää myös sähköisin välinein. Tällöin esimerkiksi tartuntatautilain mukaisessa karanteenissakin olevat voisivat osallistua kokouksiin. Sähköisen kokous on toteutettavissa esimerkiksi Teams tai Skype -kokouksena, tai muulla vastaavalla työkalulla, jolla pystytään teknisesti toimimaan siten, että yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys on mahdollinen. Käytännössä toimielinten kokouksissa harvemmin käsitellään arkaluonteisia tai salaisia asioita, vaan käsiteltävät asiat ovat useimmiten julkisia. Kunnan velvollisuutena on kuitenkin huolehtia näiden välineiden tietoturvasta ja tietosuojasta. Kun on kysymys Teamsin ja Skypen kaltaisista yleisesti käytössä olevista järjestelmistä, on syytä huolehtia, että esimerkiksi päivitykset ovat ajantasalla. Kunnan velvollisuutena on huolehtia, että kokoustekniikka toimii. Koska tietoverkot ovat luultavasti kovin kuormittuneet, häiriöihin yhteyksissä kannattaa varautua. Toimielimen jäsenillä tulee olla mahdollisuus tosiasiallisesti osallistua keskusteluun ja päätöksentekoon. Jos näin ei ole, voi syntyä laillisuusongelmia. Jos yhteydet ovat kovin huonot ja osallistujia putoaa pois verkosta, kokous voidaan myös keskeyttää ja kokousta voidaan jatkaa, kun kaikki ovat taas mukana."

Sähköinen kokous voidaan pitää soveltuvalla tietojärjestelmällä tai

videoneuvotteluyhteydellä. Sähköisen kokouksen päätöksentekomenettely on sama kuin varsinaisessa kokouksessa. Erona on se, että osallistujat eivät ole fyysisesti läsnä kokouspaikalla. Loimaan kaupungin luottamushenkilöiden käytössä oleva Innofactorin sähköinen

kokoushallintajärjestelmä ja MS Office 365 -ohjelmistokokonaisuuteen

sisältyvä Teams -ääni- ja videoneuvottelujärjestelmä mahdollistavat sen, että Loimaan kaupunki voi kuntalain ja hallintosäännön määräysten mukaisesti siirtyä sähköiseen kokousmenettelyyn tarvittaessa. Luottamushenkilöillä on lisäksi käytettävissään kaupungin heille luottamustehtävän hoitamista varten antamat tablet -laitteet.

Keskusvaalilautakunta huomioi edellä mainitun ohjeistuksen edellisten

vaalien (eduskuntavaalit 2023) aikana, joskin kaikissa keskusvaalilautakunnan kokouksissa oltiin fyysisesti läsnä. Varsinais-Suomen koronakoordinaatioryhmä on aiemmin koronatilanteen pahentuessa ohjeistanut 23.11.2021, että laaja etätyösuositus otetaan tuolloin käyttöön nopeasti huonontuneen koronatilanteen vuoksi. Kasvomaskia tulee käyttää kaikissa tilanteissa sekä sisällä että ulkona, joissa ei pystytä pitämään tarpeeksi etäisyyttä. Tämä koskee myös rokotettuja henkilöitä.

Tämän em. kehityskulun vuoksi koronatilanne on hyvä edelleen huomioida varmuuden vuoksi myös Presidentivaalien 2024 osalta.

Esittelijä Hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

Päätösehdotus Keskusvaalilautakunta kokoontuu lähtökohtaisesti ja pääsääntöisesti perinteisellä tavalla eli jäsenet/varajäsenet ovat fyysisesti läsnä kokoustilassa huomioiden tarvittaessa turvaetäisyydet ym. suojaustoimenpiteet mahdollisen korona- tai muun pandemian vuoksi.

Keskusvaalilautakunta hyväksyy, että Loimaan keskusvaalilautakunnan kokouksia voidaan järjestää aikaisemman vaalin (eduskuntavaalit 2023) tapaan tarvittaessa mm. koronatilanteesta johtuen myös sähköisen etäyhteyden kautta em. esittelytekstin mukaisesti. Sähköisen etäyhteyden kautta kokoustaminen ei kuitenkaan ole mahdollista vaaliasiakirjojen tarkastamisen tai äänten laskennan ym. vastaavien toimintojen ja niihin liittyvän päätöksenteon osalta.

Päätös Hyväksyttiin.