Elinympäristölautakunta
Pöytäkirja 26.09.2023/Pykälä 90

Kv 08.05.2023    

Valtuutettu Anne Paljakka jätti Kokoomuksen ja Kristillisdemokraattien valtuustoryhmän valtuustoaloitteen koskien järjestötalon ja arkistointitilan perustamista.

Päätös Kaupunginvaltuusto päätti lähettää valtuustoaloitteen kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi. 

Kaupunginhallitus 15.05.2023 § 125 

Valmistelija Hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha

Esittelijä Kaupunginjohtaja Rantala Jari

Päätösehdotus Kaupunginhallitus merkitsee aloitteen tiedokseen.

Aloite lähetetään teknisten palveluiden ja hallintopalveluiden valmisteltavaksi.

Päätös Hyväksyttiin.

Elymltk 26.09.2023 § 90  

387/10.03.02.00/2023  

Valmistelija hallintopäällikkö Rinta-Jouppi Juha/kiinteistöpäällikkö Laaksonen Harri

Hallintopalveluiden selvitys:

- Loimaan kaupungilla on tällä hetkellä kotiseutuarkisto, jonne otetaan vas-taan Loimaalaisten yhdistysten ja muiden toimijoiden asiakirjoja, joilla on ns. historiallinen aspekti (asiakirjoja ei siis käytetä tai tarvita päivittäisessä/ viikoittaisessa toiminnassa). Tarkoitettu materiaalille, jolla on enää histori-allista merkitystä ja joka palvelee historiantutkimusta.

- Tällä hetkellä kaupungilla ei ole tarjota fyysistä arkistotilaa aloitteen mu-kaiseen käyttöön. Kaupungin ns. päätearkisto sijaitsee vanhan kaupungin-talon (Kauppalankatu 3) kellaritiloissa, josta se pitäisi saada pois hyvissä ajoin ennen kuin rakennuksen nykyinen status muuttuu (myynti, purku jne).

Väistötiloja ei ole olemassa. Kuntien siirtyminen sähköiseen arkistointiin ei ratkaise em. tilannetta, sillä pitkäaikaisesti/pysyvästi säilytettävää arkisto-materiaalia on vielä paljon ko. tiloissa.

Lisäksi huomioitava, että ko. rakennus on merkittävästi sisäilmaongelmai-nen, mikä tulee huomioida paitsi arkistotilassa pidempään työskenneltä-essä, niin myöskin arkistomateriaalia siirrettäessä väistötiloihin/uusiin tiloihin.

- Määriteltävä asia: Tulisiko yhdistysten arkistointitila kaupungin hallinnoi-tavaksi vai olisiko yhdistyksillä pääsy arkistoon? Kyseinen arkisto kaupun-gin järjestämänä kuormittaa arkistosihteeriä.

Jälkimmäisessä tapauksessa tulisi taas selkeitä tietoturvaongelmia, sillä yhdistyksillä tulisi olla pääsy ainoastaan omaan aineistoonsa - Ei siis mui-den yhdistysten tai kaupungin arkistoihin. Tämä saattaisi olla ratkaistavissa esimerkiksi erillisillä yhdistyskohtaisilla lukittavilla paloturvakaapeilla (yksittäisen kaapin hinta lähtee noin 2000 eurosta ylöspäin). Yhdistykset oletettavasti rahoittaisivat nämä.

- Mikäli järjestöväki pääsee itse arkistotiloihin, tulee ko. tilan olla ehdotto-masti erillinen kaupungin omasta arkistosta.

- Lisäksi huomioitava arkistotilalle asetetut rakentamisvaatimukset, mitkä ovat varsin tiukat. Rakennuksen normaalien teknisten olosuhdevaatimus-ten lisäksi on noudatettava arkistoon liittyviä erityisiä arkistomääräysten mukaisia olosuhdevaatimuksia. Rakennuksen tulee suojata arkistoitu aineisto vedeltä ja haitalliselta kosteudelta, tulelta ja palokaasuilta, liialli-selta lämpenemiseltä ja valolta, ilman epäpuhtauksilta, ilkivallalta ja luvat-tomalta käytöltä sekä poikkeusoloissa. Näistä vaatimuksista saa tarkempia tietoja mm. teknisestä toimesta.

Tilapalveluilla ei ole vapaana tiloja, joita voitaisiin tarjota ko. toimintaan.

Esittelijä Tekninen johtaja Korte Antti

Päätösehdotus Valtuustoaloite järjestötalon ja arkistointitilan perustamisesta Loimaan
kaupungissa todetaan loppuunkäsitellyksi.

Muutettu päätösehdotus Valtuustoaloite järjestötalon ja arkistointitilan perustamisesta Loimaan kaupungissa palautetaan jatkovalmisteluun.

Päätös Elinympäristölautakunta hyväksyi yksimielisesti teknisen johtajan muutetun päätösehdotuksen.

Pöytäkirjamerkintä Asiantuntijana läsnä kokouksessa tämän pykälän käsittelyn ajan oli kiin-teistöpäällikkö Harri Laaksonen.